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英文メール 場面別サンプル雛形 例文集 不在メール編!

オフィスを留守・外出する際には、日本語に加え英語の不在通知を自動返信するように設定しましょう!以下に メール例文・サンプル を掲載します。状況にあわせて使えるもをご活用ください。
なお、例文の日付書式は英国式で記述します。米国式・英国式など日付の記載方法の違いについては、"日付の書き方"を参照ください。
ボイスメールでのサンプル応答(留守番電話メッセージ)は、"留守番電話編"を参照ください。


不在メール

不在メール例文集

外出の場合
  • Dear sir/madam,
    I am now at the XXXX. I am back in the afternoon. With the apologies for the inconvenience.
現在、XXXXにおります。午後には戻る予定です。ご不便をお掛けいたしますがよろしくお願い致します。

  • Thank you for your message. I am currently out of the office, and will return on 8th March 2011. I will reply to you as soon as possible. For urgent matters regarding XXXX, please contact Mr. Ringo. For other items, please contact Mr. Paul.
ご連絡ありがとう御座います。現在外出中です。2011年3月8日に戻る予定です。戻り次第連絡いたしますが、XXXXに関する急用についてはMr Ringoまで、その他についてはMr Paulまでご連絡頂きますようお願い致します。

  • I am out of the office until 5th February and I have no access to my E-mail. Apologies for the delay in responding. Please contact John for urgent matters.
2月5日まで外出となりメールが確認できません。返信が遅れますことをお詫び申し上げます。 急用についてはJohnまでご連絡頂きますようお願い致します。

  • I am out of the office and will back on 20th Feb 2011. If you need immediate assistance please contact George or Ringo.Thank you.
ただいま外出中です。2月20日に戻ります。急用についてはGeorge、まはたRingoまで連絡ください。よろしくお願い致します。

不在メール例文集

長期休暇の場合
  • I am out of the office from 27th December to 7th January, and will be back on 8th. I have a limited e-mail access. Sorry for any convenience.
12月27日から1月7日まで留守になります。1月8日まではメールの確認が難しい状況になりますのでご承知おきください。ご迷惑をおかけいたします。

  • I am on holiday and will be returning on the 7th June 2011. Please feel free to try and contact me on my mobile but be prepared to leave a message.
2011年7月7日まで休暇の為に不在です。何かあれば携帯までご連絡の上、メッセージをお願いします。

  • I will be out of the office on vacation Friday 13th April, returning Monday 16th April.
4月13日は休暇の為に不在です。16日の月曜に出社予定です。

不在メール例文集

出張の場合
  • I am on a business trip and I shall be back on 23rd April. Until then I have limited access to my E-mail. Apologies for the delay in responding. Please contact me on the mobile phone for urgent matters: +81(0)90-0000-0000
現在出張中です。4月23日に戻ります。その間、メールへのアクセスが限られます。返信が遅れますことをお詫び申し上げます。急用については、携帯までご連絡いただきますようにお願い致します。

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日付の書き方

年月日の順序

アメリカ式とイギリス式
日付の表し方は、日本語と英語では順番が異なります。またアメリカ英語とイギリス英語で記述様式が異なります。
アメリカ式では、月→日→年の順で表します。
イギリス式では日→月→年の順でします。日付を序数詞で(1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 6th…)、月をスペルで表したあとにカンマを打ち、年号を数字で書きます。月名を省略形で書く場合は、日付は序数ではなく、ふつうの数字で表すのが一般的です。
数字だけで表す場合はそれぞれの間をスラッシュで区切ります。その場合は年号を下2ケタで書きます。ただし、月と日付の順番がアメリカ式とイギリス式では逆なので、どちらが月でどちらが日付なのかわかりづらくなり、読む人に誤解を与えることがあるため、月はスペルで記述することをお薦めします。

年月日の順序

アメリカ式
月はスペル、日付を数字で表し、そのあとにカンマを打ち、年号を数字で書きます。月名は省略形で書くこともあります。
 (例)January 10, 2008
    Jan. 10. 2008
数字だけで表す場合
 (例)1/10/02または01/10/08

年月日の順序

イギリス式
 (例)10th January, 2008
    10 Jan. 2008
月名を省略形で書く場合は、日付は序数ではなく、ふつうの数字で表す。

数字だけで表す場合
 (例)10/1/08または10/01/08

日付の書き方

-st -nd -rd -th の使い分

序数詞のルール
1で終わる場合は"st"、2の場合には"nd"、3の場合には"rd"、それ以外には"th"を付加しますが、11、12、13は例外で"th"が付加されます。
1st,2nd,3rd,4th,5th・・・10th
11th,12th,13th,14th・・・20th
21st,22nd,23rd ,24th・・・
31th